Managementassistent

Wat ga je doen als Managementassistent?

In deze veelzijdige functie ben jij het organisatietalent achter het managementteam. Je verzorgt de agenda van afdelings- en teammanagers en plant daarbij ook complexe afspraken en bijeenkomsten. Daarnaast bereid je portefeuillehoudersoverleggen zorgvuldig voor, zorg je voor heldere verslaglegging en houd je de voortgang scherp in de gaten via jouw actielijsten. Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van diverse team- en managementbijeenkomsten, waarbij je acties vastlegt en opvolgt. Samen met je collega’s werk je continu aan het verbeteren van de administratieve organisatie, zodat alles binnen de afdeling soepel verloopt. Bovendien zorg je voor een goede continuïteit door collega’s te vervangen bij hun afwezigheid. Dit maakt jouw werk afwisselend, uitdagend en onmisbaar voor het succes van het team.

• Je voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en organisatorische taken uit op een breed werkterrein, zoals het plannen van afspraken en het voorbereiden van overleggen.
• Daarnaast bewaak en verbeter je de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein, samen met collega’s.
• Ook organiseer je (team- en management)bijeenkomsten en leg je acties vast en volg je deze op.
• Hierbij zorg je voor continuïteit door het vervangen van collega’s bij afwezigheid.

Over ons

Voorne aan Zee is een prachtige, nieuwe gemeente op Voorne-Putten waar ruim 74.000 inwoners een thuis hebben, bedrijven in een gezond klimaat ondernemen en duizenden toeristen recreëren. Het leefplezier van onze inwoners staat voorop. Zij krijgen veel inspraak en ook ondernemers en maatschappelijke instellingen vinden wij belangrijk.

Je wordt collega in ons team Bestuur- en Managementondersteuning (BMO), dat onderdeel is van de afdeling Organisatie en Ontwikkeling. In dit team werken alle ondersteuners voor de hele gemeente, waardoor je veel met hen samenwerkt. Team BMO is een fijn team waar we op een informele en persoonlijke manier met elkaar omgaan en waarin we met elkaar bezig zijn ons werk, waar nodig, te vernieuwen en verbeteren. In je eerste weken krijg je persoonlijke begeleiding van een buddy en wordt je ingewerkt door je duo-partner. 

Dit ben jij

Je kijkt vooruit, kunt uitstekend plannen en organiseren, en brengt structuur aan in je werk. Je toont veel initiatief en denkt kritisch mee. Daarbij werk je nauwkeurig en ben je stressbestendig, zodat je ook onder druk het overzicht behoudt. Je bent flexibel en kunt goed omgaan met veranderende situaties. Daarnaast ben je een echte teamspeler die discreet en integer omgaat met vertrouwelijke informatie, en je bent klantvriendelijk en dienstverlenend ingesteld. Zelfstandig en verantwoordelijk werken gaat je goed af, met een hands-onmentaliteit die zorgt dat taken altijd worden afgerond.

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau met ervaring in voortgangsbewaking en het soepel laten verlopen van administratieve processen.
• Ruime ervaring in het plannen en organiseren van afspraken en (complexe) bijeenkomsten.
• Goede beheersing van MS Office en vertrouwd met digitale vergader- en samenwerkingsplatforms.
• Bekwaam in het werken met geautomatiseerde administratie- en beheersystemen om efficiënt te werken.
• Sterk in het plannen en prioriteren van meerdere taken, met oog voor kwaliteit en deadlines.

Meer informatie

Wil je meer weten over deze vacature? Bel dan met Angelique Noordhuis, via telefoonnummer 14 0181 (werkdagen: ma di do vr) Meer weten over onze gemeente? Kijk dan ook eens op www.werkenbijvoorneaanzee.nl of zoek ons op LinkedIn of Facebook. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Claudia Baars of Taco van der Kooij of recruitment@voorneaanzee.nl

Meteen solliciteren

Herken je jezelf in het profiel? Wacht dan niet langer en solliciteer direct via onderstaande link:

Solliciteer nu als Managementassistent